Comment réussir la digitalisation de sa gestion palettes ?

Comment réussir la digitalisation de sa gestion palettes ?

Alors que la moitié des entreprises estiment prioritaire d’investir dans des solutions favorisant l’agilité et la coopération au sein de leur supply chain, une écrasante majorité utilise toujours Excel. Ce logiciel reste le principal outil de travail et 90% des échanges sont suivis manuellement (téléphone, mail, contrôle Excel, etc…). 

Même en matière de gestion de palettes, force est de constater qu’Excel ne suffit plus, pour faire la chasse aux ruptures, au stock insuffisant, et gérer la masse de données échangées avec les partenaires.

La digitalisation comme gage de compétitivité et de rentabilité.

Alors que la plupart des entreprises sont conscientes de la nécessité de digitaliser leur supply chain pour rester compétitives, manifestement les freins restent nombreux sur ce sujet. Entre résistance au changement, fonctionnement en silos, manque de temps ou de ressources, datas incomplètes… les craintes autour de la digitalisation restent ancrées.

De plus, face à une offre de nouvelles technologies variées (TMS, logiciels, plateforme collaborative, tour de contrôle digitale…), les organisations ont souvent du mal à choisir la solution la mieux adaptée à leur métier. 

Par ailleurs, Il est essentiel pour les entreprises de trouver le point d’équilibre entre réduction des coûts et investissement dans des projets créateurs de valeur. Les chargeurs sont invités à se concentrer sur les solutions dites « quick win » – simples à déployer avec un ROI rapide – permettant de fédérer les équipes autour d’un projet de digitalisation pour en assurer sa réussite.

À titre d’exemple, on estime que pour 100 000 palettes expédiées les pertes atteignent 10 à 15%. Le coût moyen d’une palette étant de 10 euros, une entreprise qui digitalise sa gestion peut projeter une économie de 100 000 à 150 000 euros, dès la première année. Cette recherche du “dépenser mieux” s’avère d’autant plus cruciale pour la gestion des agrès, étant donné l’inflation des prix de la palette qui a atteint 18 euros ces dernières semaines. 

Vous souhaitez digitaliser votre gestion de palettes pour la mettre sous contrôle, mais le projet vous semble trop vaste, complexe, de trop grande envergure, ou trop ambitieux… 

Oubliez les idées reçues et songez-y posément, méthodiquement, avec cet aperçu des étapes et des facteurs clés de succès, pour que vos objectifs soient à portée de main.

1. Dresser l’état des lieux
Que ce soit pour optimiser la gestion de vos palettes, comme pour tout autre domaine, votre projet de transformation digitale se doit d’être correctement ciblé, pour répondre aux problématiques et aux enjeux propres à votre organisation.

Voici quelques questions à se poser avant tout : quels agrès gérez-vous ? En quelles quantités ? Quel est votre budget actuel de consommables ? Quels outils de comptage et de relance utilisez-vous ?

Cette première étape indispensable vous aidera à définir avec clarté l’enjeu de votre projet. Vous pourrez ainsi fournir tous les éléments à votre management afin de lancer une étude de marché sur les solutions existantes.

2. Désigner une personne de référence

Une fois ce travail d’analyse terminé et la solution choisie, il vous faut déterminer un-e chef-fe de projet. Cette personne doit être capable de comprendre les importants enjeux économiques, environnementaux et structurels.

Pour la réussite, il est essentiel de prendre en compte les besoins des utilisateurs de la solution et d’avoir la pédagogie nécessaire pour accompagner le changement. Il est également indispensable de désigner un sponsor qui pourra porter la voix du projet au sein de la Direction de l’entreprise.

Un projet de digitalisation se bâtit et se conduit en équipe : construisez-le avec les utilisateurs, communiquez auprès de votre hiérarchie, et appuyez-vous sur la finance et/ou le contrôle de gestion pour mesurer le ROI obtenu. Si vous avez un interlocuteur en charge de la RSE dans votre entreprise, il est primordial de l’associer également.

3. Paramétrer et accompagner

Cette étape nécessite de disposer de données fiables, et les éléments à fournir sont simples : liste des agrès à gérer, noms des clients et transporteurs !

Néanmoins, le manque de datas ne doit pas être un frein à votre projet de digitalisation. En menant un travail collaboratif avec les différents services de l’entreprise (comptabilité, transport, service client) ou même avec vos partenaires d’échanges, il est toujours possible de reconstituer votre base de données. 

Une fois que vous nous avez fourni votre set de données, nous procédons au paramétrage de l’outil pour qu’il réponde parfaitement à votre besoin. Notre équipe commerciale et nos Customer Success Managers sont là pour vous guider tout au long du processus. Nous pouvons également assurer la formation de vos salariés en partenariat avec votre chef-fe de projet.

4. Tester

Vous pouvez tester la solution sur un périmètre restreint et selon une durée limitée, afin de vérifier si elle satisfait vos exigences.

Si ce test confirme votre choix, vous pourrez alors mettre en avant cette réussite pour convaincre vos partenaires de déployer la solution sur leur périmètre, et vous obtiendrez ainsi de nouveaux sponsors.

Pendant cette phase, il est important de prévoir des sessions de formation. Celles-ci devront tenir compte du niveau de maturité numérique de chaque utilisateur. En effet, nous ne sommes pas tous égaux devant les outils digitaux ! Pour vous faciliter la tâche, Opalean accompagnera les utilisateurs au cours du premier mois d’utilisation.

5. Déployer la solution

Si vous choisissez Opalean, le délai de déploiement varie entre une et huit semaines  en fonction de la taille de votre organisation et du nombre de personnes à former.

Pour que ce déploiement soit un succès, il est important de bien élaborer votre discours: la question du sens est cruciale ! 

En digitalisant la gestion de vos agrès vous garantissez non seulement des économies, mais aussi une baisse de votre empreinte carbone et une pacification des relations avec vos partenaires voire vos collaborateurs. N’hésitez pas à utiliser ces arguments pour donner aux parties prenantes l’envie de vous suivre.

Pour appuyer votre discours,  Opalean vous aide à calculer les gains potentiels qui peuvent être réalisés (ROI, stockage de CO2, hectares préservés).

6. Analyser

Enfin, votre projet de digitalisation ne s’arrête pas au déploiement de la solution. Dès qu’il est terminé, place à l’analyse : les utilisateurs utilisent-ils bien la solution ? Les taux de restitution sont-ils meilleurs ? Si non, comment les améliorer ?

Cette évaluation se fera sur les indicateurs de performance préalablement définis. Il faudra également veiller à mesurer le taux d’adoption de la plateforme par les utilisateurs et leur niveau de satisfaction. Grâce à notre Tour de contrôle (fournie avec la solution), vous aurez une vue à 360° sur l’ensemble de votre organisation afin d’identifier les axes d’amélioration et de travailler sur les potentielles dérives.

 

Pour donner toutes les chances de réussite à votre projet, veillez à respecter chacune des étapes précédentes, tout en les adaptant à votre structure d’entreprise et en faisant appel aux bons interlocuteurs.

Prêts à vous lancer dans un projet de digitalisation de gestion de vos agrès en toute confiance ? 

Notre équipe d’experts métier vous accompagnera pas à pas dans la conception de votre nouveau projet.